Sabtu, 02 Oktober 2010

PTO Penjelasan 7

PEMANTAUAN, PENGAWASAN, EVALUASI, DAN PELAPORAN


Kegiatan pengendalian dalam PNPM Mandiri Perdesaan terdiri dari pemantauan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan. Dalam buku Penjelasan VII ini, penjelasan dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
 Bagian pertama tentang pemantauan, pengawasan dan evaluasi
 Begian kedua tentang pelaporan.
7.1. Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

7.1.1. Pengertian
a. Pemantauan
Adalah kegiatan pengumpulan informasi secara periodik untuk melihat kinerja semua pelaku program dan memastikan seluruh kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta sesuai dengan prinsip dan prosedur program.

b. Pengawasan
Adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga kualitas dan volume pelaksanaan kegiatan dan sebagai langkah antisipatif terhadap upaya penyimpangan atau penyelewengan

c. Evaluasi
Adalah suatu kegiatan untuk menilai hasil pelaksanaan program yang telah dilakukan dan bagaimana realitas dari apa yang telah dilakukan tersebut.

Berdasarkan pengertian yang diuraikan di atas, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi adalah kegiatan yang saling bertalian dan saling mendukung. Hasil dari kegiatan pemantauan dan pengawasan adalah input untuk evaluasi terhadap pelaksanaan program.

7.1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud pemantauan, pengawasan dan evaluasi dalam program adalah:
a. Membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah, konsultan dll) mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh program;

b. Membantu para pelaku program untuk mengecek apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak;
- Membantu pelaku program untuk mengambil tindakan perbaikan atas masalah yang ditemukan di lapangan;
- Mendokumentasikan berbagai pengalaman yang muncul didalam pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi tersebut.

Tujuan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dalam program adalah:
a. Memastikan pemanfaatan dana PNPM Mandiri Perdesaan agar sesuai dengan prinsip, mekanisme dan prosedur;
b. Memastikan agar hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui proses dan mekanisme yang benar,
c. Agar hasil kegiatan yang dilaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan membawa manfaat langsung bagi peningkatan kesejahteraan RTM secara signifikan,
d. Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan,
e. Menjaga agar kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan,
f. Memastikan setiap pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing.

7.1.3. Prinsip-Prinsip Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

Pelaksanaan pemantauan, Pengawasan dan evaluasi perlu didasarkan pada kejujuran, motivasi dan keinginan yang kuat dari para pelaku. Kegiatan ini harus dianggap sebagai alat yang penting untuk memperbaiki program. Prinsip-prinsip dalam pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi sebagai berikut:
1. Obyektif dan profesional
Pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dilakukan secara profesional berdasarkan analisis data yang lengkap dan akurat agar menghasilkan penilaian secara obyektif dan masukan yang tepat terhadap pelaksanaan kebijakan. Pelaku program wajib melaporkan informasi seakurat mungkin. Informasi harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin keakurasiannya. Informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dari sumber terpercaya yang dapat membantu untuk memperbaiki program.

2. Transparan
Pemantauan, pengawasan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara yang bertanggung jawab. Hasil pemantauan dan evaluasi harus diketahui oleh banyak orang terutama pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini.

3. Partisipatif
Semua pelaku program, terutama masyarakat, fasilitator dan konsultan harus bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusinya untuk perbaikan program.

4. Akuntabel
Pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal.
5. Berorientasi Solusi
Pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi serta pembahasanan hasil-hasilnya diorientasikan untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan karena itu dapat dimanfaatkan sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja.
6. Terintegrasi
Kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan Konsultan maupun fasilitator harus menjadi satu kesatuan yang utuh dan saling melengkapi. Selain itu, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi oleh konsultan maupun fasilitator juga harus terintegrasi dengan kegiatan pemantauan dan pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat. Konsultan maupun fasilitator tidak mungkin melakukan pengawasan dan pemantauan kegiatan di lapangan setiap saat sehingga peran masyarakat untuk memantau dan mengawasi program menjadi penting. Tim pemantau/pengawas dari masyarakat adalah mitra dan kepanjangan tangan konsultan dan fasilitator dalam melakukan monitoring dan evaluasi program di tingkatan desa maupun kecamatan.

7. Berbasis indikator kinerja
Pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria atau indikator kinerja, baik indikator masukan, proses, keluaran, manfaat maupun dampak program.
7.1.4. Dukungan untuk Melakukan Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

1. Karena pemantauan, pengawasan dan evaluasi dibuat untuk melihat perkembangan serta capaian program di lapangan, maka kegiatan di lapangan harus sudah dirumuskan dalam bentuk perencanaan yang jelas termasuk target capaian dan tujuannya. Dokumen-dokumen perencanaan haruslah lengkap dan mudah diakses.

2. Sebelum pemantauan, pengawasan dan evaluasi dilakukan, terlebih dahulu harus ada perencanaan yang jelas untuk keperluan apa pemantauan, pengawasan dan evaluasi dilakukan, siapa yang harus dilibatkan, obyek apa yang akan dipantau, indikator penilaian serta manfaat apa yang ingin diperoleh dari kegiatan ini.


7.1.5. Indikator Kinerja Program

Sebelum melakukan pemantauan, pengawasan dan evaluasi terlebih dahulu indikator keberhasilan yang ingin dicapai dalam program harus diketahui.

Indikator yang digunakan dalam program adalah:

1. Indikator Input
Digunakan untuk mengukur jumlah sumberdaya (dana/anggaran, SDM, peralatan/sarana-prasarana, material lainnya) yang digunakan untuk mencapai tujuan program.

2. Indikator Proses
Untuk menggambarkan perkembangan/aktivitas yang dilakukan/terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.

3. Indikator Keluaran (Output)
Untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan, sejauhmana terlaksana sesuai rencana.

4. Indikator Hasil (Outcome)
Untuk menggambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan.

5. Indikator Dampak (Impact)
Digunakan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian tujuan umum dari program.

Penjabaran dari indikator-indikator tersebut di atas tertuang dalam dokumen tersendiri.




7.1.6. Kegiatan Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

1. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek pelaksana kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dalam program dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu internal dan eksternal.

Pemantauan, pengawasan dan evaluasi internal didefinisikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh para pelaku baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam program, yaitu:

a. Masyarakat dan pelaku di desa
b. Fasilitator dan konsultan di kecamatan, kabupaten, provinsi dan nasional
c. Aparat kecamatan
d. Tim Koordinasi Kabupaten, Provinsi dan Pusat.

Pemantauan, pengawasan dan evaluasi eksternal didefinisikan sebagai kegiatan yang dilakukan secara independen oleh pihak luar.

Untuk kegiatan pemantauan dan pengawasan eksternal, program melibatkan secara khusus beberapa lembaga, yaitu:
a. Lembaga Swadaya Masyarakat melalui kegiatan Province-Based Monitoring (PBM);
b. Wartawan melalui kegiatan Program Pelibatan Media Massa dalam Pemantauan (PPMMP) PNPM-Mandiri Perdesaan;
c. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP);
d. Badan Pengawas Daerah (Bawasda).

Untuk kegiatan evaluasi terhadap indikator dampak, program melibatkan pihak luar yang dibantu oleh staff program untuk melakukan Survey/Studi Dampak terhadap pelaksanaan program. Pihak luar dimaksud bisa berasal dari perguruan tinggi, lembaga penelitian maupun LSM yang berkompeten.

2. Berdasarkan Waktu
Berdasarkan waktu, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan dalam program adalah:

a. Secara Rutin
Pemantauan, pengawasan dan evaluasi secara rutin merupakan tanggung jawab seluruh konsultan, fasilitator, aparat dan masyarakat termasuk perangkat desa didalamnya. Mereka secara terus-menerus wajib melakukan pemeriksaan untuk bisa mengetahui apakah kegiatan program sudah berjalan sesuai dengan rencana dan ketentuan yang ada.

Selain itu, program juga mengajak lembaga independen yang khusus diminta untuk melakukan pemantauan secara rutin.

Kegiatan ini dilakukan dalam bentuk:
- Pemantauan partisipatif oleh masyarakat
- Supervisi rutin (kunjungan lapangan ) konsultan (pusat, provinsi dan kabupaten)
- Peninjauan internal oleh fasilitator terhadap pengelolaan kas dan rekening
- Pemantauan oleh pemerintah yang berwenang dan terlibat langsung dalam program
- Pemantauan Independen oleh LSM melalui kegiatan PBM
- Pemantauan Independen oleh wartawan melalui kegiatan PPMMP-PNPM Mandiri Perdesaan

b. Secara Berkala
Kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan secara berkala adalah:

- Misi Supervisi Bank Dunia
Kegiatan ini dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Tim Koordinasi/ Sekretariat Nasional PNPM Mandiri Perdesaan Pusat. Kadangkala, pihak lain seperti LSM ataupun spesialis teknik dilibatkan untuk ikut juga adalam program ini. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi program (misalnya: partisipasi, manajemen, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program ini.

- Monitoring Bersama Tim Koordinasi PNPM Mandiri Perdesaan
Pusat
Kegiatan ini dilakukan maksimal dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam kegiatan ini adalah TK-PNPM Mandiri Perdesaan Pusat dan Daerah. Kegiatan ini secara umum bertujuan untuk melihat kemajuan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di lapangan dan dukungan pemerintah.

- Audit Internal
Audit internal dilakukan secara berkala terutama oleh konsultan nasional, konsultan provinsi dan konsultan kabupaten dengan melakukan penilaian dan pemeriksaan terhadap proses pelaksanaan kegiatan program serta pengelolaan dananya baik di UPK, TPK maupun kelompok. Tujuan dari audit internal ini adalah :

1) Memberikan penilaian dan rekomendasi terhadap proses pelaksanaan pengawasan dan pengendalian internal di setiap tingkatan konsultan sesuai dengan Sistem Pengawasan Internal dalam program (desentralisasi dan berjenjang).
2) Memberikan penilaian dan rekomendasi terhadap kualitas pelaksanaan dari setiap tahapan kegiatan serta pelaksanaan prinsip-prinsip program.
3) Memberikan penilaian terhadap tertib administrasi dan laporan keuangan UPK serta mengetahui lebih awal adanya indikasi penyalahgunaan dana.
4) Setelah dilakukan peninjauan secara periodik terhadap hasil pemeriksaan dan penilaian (audit) yang dilakukan oleh setiap tingkatan konsultan (KM Nasional sampai dengan KM Provinsi) serta Fasilitator Kabupaten, diharapkan tersusun rekomendasi yang dapat menjadi bahan masukan untuk perbaikan program selanjutnya.

- Audit Eksternal oleh BPKP
Kegiatan ini dilakuan sekali dalam setahun dan dilakukan di beberapa provinsi terpilih sebagai sampel.

- Audit Eksternal oleh Bawasda
Audit ini dilakukan secara insidentil sesuai kebutuhan.

c. Akhir Kegiatan atau Siklus
Pada akhir kegiatan dan/atau siklus tertentu, program akan melakukan kegiatan yang diberi nama dengan kegiatan Survey/Studi Dampak Program. Melalui lembaga penelitian ataupun perguruan tinggi, dilakukan survei terhadap rumah tangga untuk mengetahui dampak dari program pada kesejahteraan rumah tangga dan kemiskinan serta perubahan sikap dan tingkah laku dari pemerintahan di tingkat lokal. Survei tersebut biasanya tidak dilakukan di setiap provinsi.

d. Secara Insidentil
Kegiatan pemantauan maupun evaluasi yang dilakukan secara insidentil adalah:

- Pemantauan penanganan pengaduan dan masalah.
Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PNPM Mandiri Perdesaan adalah pemantauan terhadap proses penanganan pengaduan dan masalah. Program telah memiliki sistem penanganan pengaduan dan masalah yang mengatur langkah-langkah dalam mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang program. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun pertanyaan sudah dijawab dengan segera, melakukan investigasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan.

- Evaluasi Tematik
Secara insidentil akan dilakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam program. Obyek yang dievaluasi adalah tema-tema tertentu yang ada dan terjadi dilapangan.

7.1.7. Metode Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

Metode untuk melakukan kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dalam progrm secara garis besar dibagi menjadi partisipatif dan konvensional.

1. Metode Partisipatif
Dalam konteks pemberdayaan masyarakat, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi yang terbaik adalah yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan program sekaligus yang paling merasakan dampak langsung dari program. Mereka bertanggung jawab untuk memantau dan mengawasi proses kegiatan program tersebut.

Program mewajibkan konsultan untuk memfasilitasi adanya pemantauan yang dilakukan secara partisipatif bersama masyarakat. Untuk itu, konsultan lapangan wajib mengidentifikasi beberapa orang yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk dilatih dan diberdayakan menjadi Tim Pemantau. Tim Pemantau ini berjumlah antara 3-5 orang dan akan bertindak sebagai fasilitator yang memfasilitasi dan menggerakkan masyarakat termasuk pelaku dalam melakukan proses pemantauan, pengawasan dan evaluasi dengan teknik-teknik partisipatif.




































Dari proses ini diharapkan masyarakat termasuk pelaku di desa mampu menemukenali sendiri masalah-masalah yang terjadi sekaligus menemukan solusi bagi perbaikan program di wilayahnya. Sesuai dengan prinsip-prinsip dari pemantauan, pengawasan dan evaluasi di program, tidak perlu ada yang dipersalahkan jika muncul suatu masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Dengan demikian, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi bukanlah sebuah kegiatan untuk mencari-cari kesalahan dan penghakiman bagi orang-orang yang dianggap lalai dalam melaksanakan program, tapi merupakan bagian dari proses pembelajaran dan pemberdayaan di masyarakat.

Seluruh pelaku terutama konsultan, baik nasional, provinsi, kabupaten maupun fasilitator di kecamatan dalam melakukan pemantauan, pengawasan dan evaluasi rutinnya haruslah menggunakan metode partisipatif. Konsultan harus memfasilitasi proses pemantauan dan pengawasan yang dilakukan bersama masyarakat. Dalam proses ini, konsultan adalah fasilitator yang menggerakkan masyarakat termasuk pelaku untuk menemukenali masalah-masalah yang terjadi dan sekaligus solusi perbaikannya melalui proses refleksi maupun diskusi dalam forum Focus Group Discussion (FGD)/ Kelompok Diskusi Terarah (KDT). Seluruh proses kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi ini adalah media pembelajaran bagi masyarakat dan On the Job Training (OJT) bagi Tim Pemantau dan kelompok-kelompok pemantau yang telah terbentuk sebelumnya.

Selain itu, di tingkat kecamatan, dengan telah terbentuknya BKAD yang salah satu tugasnya adalah melakukan pengawasan dan mendorong partisipasi masyarakat melakukan pengawasan terhdap pengelolaan kegiatan maka diharapkan tugas pengawasan akan semakin optimal.

2. Metode Konvensional
Kegiatan pemantauan, pengawasan maupun evaluasi secara konvensional utamanya digunakan untuk suatu kegiatan yang berkaitan dengan indikator kinerja pelaku program.


PERBEDAAN
KONVENSIONAL DENGAN PARTIPASIPATIF

Aspek Konvensional Partisipatif
Siapa (who) Biasanya oleh para ahli eksternal Masyarakat, staf proyek, fasilitator
Apa (what) Indikator keberhasilan ditentukan terlebih dahulu, terutama biaya dan output dari suatu proses Masyarakat dengan difasilitasi fasilitator proyek menentukan indikator keberhasilannya, yang dapat mencakup output dari suatu proses
Bagaimana (how) Berfokus pada objektivitas ilmiah; menjauhkan penilai dari partisipan; keterlambatan, keterbatasan akses terhadap hasil Metode sederhana disesuaikan dengan kondisi lokal, adanya keterlibatan masyarakat didalam proses
Kapan (when) Biasanya berdasarkan waktu yang ditentukan oleh proyek Bisa setiap waktu berdasarkan kebutuhan dan kesepakatan pihak-pihak yang terlibat.
Mengapa (why) untuk mengetahui keadaan dan dampak kegiatan sebagai dasar perbaikan atau replikasi Memberdayakan masyarakat melalui keterlibatan aktif mereka dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi; mengambil langkah perbaikan dalam program


7.1.8. Penyampaian Hasil Pemantauan, Pengawasan dan Evaluasi

Hal penting dalam proses pemantauan, pengawasan dan evaluasi adalah penyusunan laporan. Laporan ini berguna untuk menyusun rencana tindak lanjut dari permasalahan-permasalahan yang ditemukan.

1. Penyusunan Laporan Hasil Pemantauan dan Pengawasan
Konsultan maupun fasilitator yang melakukan pemantauan dan pengawasan harus menyusun laporan paling lambat lima (5) hari setelah pulang dari supervisi rutinnya.

Laporan setidaknya harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Maksud dan tujuan
b. Lokasi yang dipantau.
c. Aspek/fokus pemantauan.
d. Kesimpulan hasil pemantauan dan pengawasan untuk setiap pencapaian hasil dari aspek yang dipantau.
e. Temuan-temuan khusus terkait hal-hal yang bersifat positif dan penyimpangan serta alasannya/analisanya mengapa hal itu terjadi.
f. Rekomendasi tindak lanjut atau apa yang sudah dan harus dilakukan kemudian berkaitan dengan hal tersebut.

Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam penyusunan laporan adalah:
a. Jelas
Laporan harus mudah dibaca dan dipahami. Sedapat mungkin gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dimengerti, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

b. Singkat
Jangan berikan terlalu banyak informasi yang tidak berguna. Berikan informasi singkat namun tertus-menerus akan diingat. Laporan yang singkat akan jauh lebih menarik untuk mengundang orang agar membacanya dibandingkan dengan laporan yang panjang.

c. Menggunakan tabel dan grafik untuk memperlihatkan struktur data.
d. Kesimpulan selalu berdasarkan fakta yang dilaporkan, dan tidak muncul di bagian akhir saja.

2. Penyampaian Laporan Hasil Pemantauan dan Pengawasan

Secara umum penyampaian laporan hasil pemantauan dan pengawasan baik dari kegiatan supervisi rutin, berkala maupun insidentil diserahkan maksimal lima hari kerja setelah pulang dari lapangan. Secara khusus, tata cara penyampaian laporan diatur sebagai berikut:

Pengirim Penerima Waktu Keterangan
Fasilitator Kecamatan (FK) Fasilitator Kabupaten Menyesuaikan waktu batas akhir laporan bulanan. Laporan menjadi lampiran dalam laporan bulanan
Fasilitator Kabupaten KM Prov. Menyesuaikan waktu batas akhir laporan bulanan. Laporan menjadi lampiran dalam laporan bulanan
Spesialis di Provinsi (termasuk KM-Prov) KM Prov. Lima hari kerja setelah kunjungan lapangan Laporan ini dilampirkan untuk rencana kunjungan lapangan bulan selanjutnya kepada Satker Pembinaan PNPM Mandiri Perdesaan
KM Prov. KT KM Nas. Menyesuaikan waktu batas akhir laporan bulanan. Laporan ini dilampirkan untuk rencana kunjungan lapangan bulan selanjutnya kepada Satker Pembinaan PNPM Mandiri Perdesaan
Spesialis/Tenaga Ahli KM Nasional KT KM Nas. 5 hari kerja setelah kunjungan lapangan
Catatan: Laporan sebaiknya juga diberikan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi ini.

3. Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemantauan dan Pengawasan

Hasil kegiatan pemantauan dan pengawasan harus dibahas dan ditindaklanjuti. Penerima laporan harus memberikan umpan balik terhadap laporan yang diterimanya kepada pengirim laporan untuk kemudian ditindaklanjuti kembali (berdialog). Supervisor harus melakukan supervisi terhadap pelaksanaan rekomendasi tindak lanjut dari hasil pantauannya.






















7.2. Pelaporan

Salah satu tugas penting dari pengendalian program adalah pelaporan tentang hasil kegiatan yang telah dilakukan. Para pelaku program, khususnya fasilitator/konsultan bertanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada supervisor. Laporan juga merupakan salah satu instrumen yang dapat dipergunakan dalam rangka pemantauan dan evaluasi.

Alur Pelaporan
Alur pelaporan merupakan mekanisme penyampaian laporan dari fasilitator di lapangan kepada supervisor sebagai wujud pertanggungjawaban atas tugasnya. Supervisor wajib mengumpulkan, mengkonsolidasikan dan menganalisis data dari wilayah kerjanya serta melaporkan hasilnya pada setiap bulan kepada supervisor di atasnya. Alur pelaporan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini.


















Pengirim Penerima Tembusan Tanggal Penerimaan
KPMD, TPK & UPK Fasilitator Kecamatan Tanggal 1 setiap bulan
Fasilitator Kecamatan Fasilitator Kabupaten • PjOK
• Fasilitator Kecamatan sebagai arsip Tanggal 7
setiap bulan
Fasilitator Kabupaten KM Prov. • TK-Kab
• Fasilitator Kabupaten sebagai arsip Tanggal 15
setiap bulan
KM Prov. KT KM Nas. • TK-PNPM Mandiri Perdesaan Propinsi Tanggal 21 setiap bulan
KT KM Nas Satker Pembinaan PNPM Mandiri Perdesaan Tanggal 28 setiap bulan



Pelaporan Pada Tingkat Desa

Pada tingkat desa, KPMD dan TPK bertugas membantu Fasilitator Kecamatan menyusun dan membuat laporan. Laporan dari KPMD dan TPK akan menjadi bahan Fasilitator Kecamatan dalam menyusun laporan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di wilayah tugasnya. Laporan yang dikirimkan oleh KPMD dan TPK maksimal harus diterima Fasilitator Kecamatan tanggal 1 setiap bulannya. Dalam menyusun laporannya, KPMD/TPK dipandu dengan mengisi formulir di bawah ini:

• Form. 70.a : Laporan Masalah yang Dihadapi (Tk. Desa)
• Form. 72 : Laporan Kegiatan dan Rencana KPMD/K


Selain dua form yang rutin harus diisi setiap bulannya, KPMD/TPK juga membantu dalam mengisi form-form yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di desa yang bersangkutan. Fasilitator Kecamatan akan mendampingi dan membimbing KPMD/TPK dalam menyusun laporan dan mengisi form-form yang dimaksud.


Pelaporan pada Tingkat Kecamatan

Pada tingkat kecamatan, Fasilitator Kecamatan dan UPK bertanggung jawab membuat laporan kepada Fasilitator Kabupaten. Fasilitator Kecamatan juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada PJOK dan menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri.

Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil peninjauan laporan dari KPMD dan TPK. Laporan yang disusun haruslah akurat dan tepat waktu. Kemudian laporan tersebut harus didiskusikan dengan Fasilitator Kabupaten di saat pertemuan koordinasi bulanan.

Laporan kegiatan Fasilitator Kecamatan dibuat dalam bentuk narasi dan tidak lebih dari 10 halaman saja. Sebagai lampiran, Fasilitator Kecamatan harus melengkapi laporannya dengan mengisi form-form dibawah ini:
a. Form. 72 : Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan FK
b. Form. 73 : Laporan Kemajuan Tingkat Kecamatan
c. Form. 70.b : Laporan Penanganan Masalah PNPM Mandiri Perdesaan

Selain tiga form yang rutin harus dilampirkan setiap bulannya tersebut, Fasilitator Kecamatan juga berkewajiban mengisi form-form yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kecamatan yang menjadi wilayah tugasnya. Namun tidak semua form-form yang yang diisi tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kecamatan berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya untuk sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan maupun Evaluasi.

Di luar buku Penjelasan ini, bentuk maupun format Laporan Bulanan Fasilitator Kecamatan akan diatur dalam panduan tersendiri.


Pelaporan pada Tingkat Kabupaten

Pada tingkat kabupaten, Fasilitator Kabupaten bertanggung jawab membuat laporan dan disampaikan kepada korprov dengan tembusan kepada TK PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten.


Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisa terhadap laporan Fasilitator Kecamatan. Laporan harus disusun secara jujur, akurat dan ringkas serta tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk narasi. Laporan tersebut selanjutnya perlu disampaikan secara lisan dan didiskusikan pada pertemuan koordinasi bulanan.

Sama seperti laporan yang disampaikan Fasilitator Kecamatan, dalam laporan yang dikirimkan Fasilitator Kabupaten kepada KM Prov harus melampirkan form 70.c. tentang Laporan Rekap Penanganan Masalah PNPM Mandiri Perdesaan. Selain form yang rutin harus dilampirkan setiap bulannya tersebut, Fasilitator Kecamatan juga berkewajiban mengisi dan melengkapi form-form yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kabupaten yang menjadi wilayah tugasnya. Namun tidak semua form-form tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kabupaten berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya untuk sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan maupun Evaluasi.

Di luar buku Penjelasan ini, bentuk maupun format Laporan Bulanan Fasilitator Kabupaten diatur dalam panduan tersendiri


Pelaporan PadaTingkat Provinsi
Pada tingkat provinsi, KM Prov bertanggung jawab membuat laporan kepada Ketua Tim Konsultan Manajemen Nasional dengan tembusan kepada TK-PNPM Mandiri Perdesaan tingkat provinsi.

Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisis laporan dari para Fasilitator Kabupaten. KM Prov harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor provinsi. Laporan KM provinsi harus akurat dan tepat waktu, singkat dan jelas. Panjang laporan tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).

Di luar Penjelasan ini, bentuk maupun format Laporan Bulanan KM Provinsi diatur dalam panduan tersendiri


Pelaporan PadaTingkat Nasional
Pada tingkat nasional Ketua Tim KM Nasional bertanggung jawab membuat laporan PNPM Mandiri secara nasional yang ditujukan kepada Satker Nasional Pembinaan PNPM Mandiri Perdesaan. Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisa laporan dari para KM Prov. Ketua Tim KM Nasional harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor nasional.

Di luar Penjelasan ini, bentuk maupun format Laporan Bulanan KM Nasional diatur dalam panduan tersendiri

0 komentar: