PTO Penjelasan 8

SISTEM PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT


8.1. Latar Belakang dan Tujuan

8.1.1. Latar Belakang

Dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan terdapat prinsip transparansi dan partisipatif, yang mengandung arti bahwa semua kegiatan/proses PNPM Mandiri Perdesaan (perencanaan, pengambilan keputusan usulan kegiatan yang dibiayai dana bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan) dilaksanakan secara transparan (terbuka) dan melibatkan partisipasi masyarakat. Salah satu indikator pelibatan masyarakat adalah adanya pengawasan yang dilakukan masyarakat terhadap kegiatan/proses PNPM Mandiri Perdesaan.
Peran serta masyarakat dalam pengawasan ditunjukkan dengan adanya pengaduan-pengaduan terhadap proses pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan. Bentuk pengaduan seringkali disampaikan berupa informasi lisan maupun informasi tertulis yang ditujukan kepada pelaku-pelaku PNPM Mandiri Perdesaan baik di tingkat pusat, provinsi, kabupaten, kecamatan atau pun desa.

Pengaduan ini merupakan acuan yang sangat berarti bagi pelaku-pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di semua jenjang yang ada. Munculnya pengaduan dari masyarakat justru dapat dijadikan sebagai dasar evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan, kesesuaian pelaksanaan dengan prinsip dan tujuan PNPM Mandiri Perdesaan sehingga dapat meningkatkan kualitas pelaksanaan kegiatan serta akan lebih memberikan manfaat yang luas bagi masyarakat.

Pengaduan yang muncul jika dilihat dari asal dan substansinya sangat beragam. Substansi pengaduan lebih banyak berupa permasalahan-permasalahan yang timbul di lapangan, sehingga dibutuhkan penanganan yang efektif, tepat waktu dan tepat sasaran. Untuk itu dibutuhkan adanya tata cara atau prosedur sebagai acuan penanganan pengaduan tersebut .

Penanganan yang dilakukan terhadap pengaduan masyarakat, tidak harus selalu dilakukan di tingkat pusat, tetapi dilakukan secara berjenjang sesuai dengan ruang lingkup dan cakupan masalah yang muncul. Sehubungan dengan hal tersebut menjadi sangat perlu diberikan kewenangan daerah untuk memberikan tindak turun tangan sesuai dengan kewenangan yang melekat pada tugas dan tanggung jawabnya.

8.1.2. Tujuan

Sistem Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi Tim Koordinasi PNPM Mandiri Perdesaan (Provinsi dan Kabupaten) dan Konsultan serta Fasilitator dalam melakukan penanganan pengaduan dan masalah yang antara lain berupa tanggapan, usulan penanganan, umpan balik dan laporan perkembangan penanganan.

8.2. Asas dan Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat

Dalam pelaksanaan pengelolaan pengaduan masyarakat dikenal asas dan prinsip - prinsip yang diatur sebagai berikut:

8.2.1. Asas Pengelolaan Pengaduan Masyarakat

Pengelolaan pengaduan masyarakat PNPM Mandiri Perdesaan menganut asas DOUM (Dari, Oleh dan Untuk Masyarakat) yang mengandung arti bahwa seluruh upaya penanganan masalah harus berawal dari kemauan dan kesadaran masyarakat, oleh masyarakat dan untuk kepentingan seluruh masyarakat. Oleh karena itu, masyarakat harus diberikan motivasi dan ruang yang lebih luas agar pro-aktif dan terlibat langsung dalam setiap tahapan penanganan masalah sampai masalah dinyatakan selesai.

8.2.2. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat

Pengelolaan pengaduan masyarakat PNPM Mandiri Perdesaan mengacu pada prinsip–prinsip sebagai berikut:

a. Rahasia. Identitas orang yang melaporkan pengaduan atau masalah harus dirahasiakan, kecuali yang bersangkutan menghendaki sebaliknya. Hal ini dimaksudkan untuk melindungi hak pelapor agar merasa aman dan nyaman berkaitan dengan masalah yang telah dilaporkannya.

b. Berjenjang. Semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan setempat. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjOK, BKAD, Fasilitator Kecamatan, Pendamping Lokal, Kader Desa, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di tempat tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya.

c. Transparan dan Partisipatif. Sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengendalikan jalannya kegiatan.

d. Proporsional. Penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannya pun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani harus mengenai masalah prosedur dan penyalahgunaan dana.

e. Objektif. Sedapat mungkin penanganan pengaduan ditangani secara objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya melalui mekanisme uji silang sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya.

f. Kemudahan. Setiap anggota masyarakat terutama kelompok perempuan dan laki-laki, harus mudah untuk menyampaikan pengaduan/masalah.

g. Pengadu/pelapor dapat menyampaikan pengaduan ke jenjang yang paling mudah dijangkau dengan menggunakan media/saluran pengaduan yang telah dibangun oleh program atau yang telah ada di lingkungannya.

h. Cepat dan akurat, Setiap pengaduan dan permasalahan perlu ditangani/ditanggapi secara cepat dengan menggunakan informasi yang akurat. Untuk itu penanganan pengaduan dan masalah diupayakan penyelesaiannya pada tingkat yang terdekat.

Penanganan masalah perlu mempertimbangkan kekhasan di tiap wilayah dan kearifan lokal sejauh tidak bertentangan dengan asas, prinsip dan prosedur penanganan pengaduan dan masalah PNPM Mandiri Perdesaan.

8.3. Penggolongan Masalah

Penggolongan masalah dimaksudkan untuk memudahkan dalam setiap pengelolaan pengaduan masyarakat. Adapun penggolongan tersebut adalah sebagai berikut:

8.3.1 Masalah Implementasi Program

Masalah implementasi program adalah masalah yang terjadi disebabkan oleh adanya pelanggaran prinsip dan prosedur, penyimpangan/ penyalahgunaan dana, intervensi (negatif), keadaan yang terjadi diluar kemampuan manusia (force majeure) dalam pelaksanaan program di lapangan. Untuk memudahkan pencatatan dan penanganannya, maka masalah implementasi program dikelompokkan menjadi 4 kategori yaitu:

a. Kategori 1
Pengaduan atau masalah yang berkaitan dengan penyimpangan prinsip dan prosedur program, dengan contoh antara lain:
• Tidak dilaksanakan Musyawarah Desa (MD) atau Musyawarah Antar Desa (MAD) atau Musyawarah Khusus Perempuan (MKP).
• Pengelolaan dana oleh UPK atau TPK tidak transparan dan masyarakat tidak diperkenankan mengetahui kondisi keuangan.
• Kegiatan sarana prasarana dengan nilai dana lebih dari Rp.15.000.000,- tidak dilakukan proses lelang.
• Terjadi perubahan volume kegiatan setelah dana turun ke desa tanpa ada berita acara revisi.

b. Kategori 2
Pengaduan atau masalah yang berkaitan dengan penyimpangan, penyelewengan atau penyalahgunaan dana PNPM Mandiri Perdesaan, dengan contoh antara lain:
• Terjadi pemotongan dana UEP/SPP oleh UPK pada saat penyaluran dana.
• Fasilitator Kecamatan menggunakan/ meminjam dana DOK untuk kepentingan pribadi.
• Suplier sudah menerima pembayaran tetapi tidak mengirimkan barang.
• TPK menggunakan dana sarana prasarana untuk kepentingan pribadi.
• Dana perguliran UEP/SPP dipinjamkan oleh UPK kepada pihak yang tidak berhak.

c. Kategori 3
Pengaduan atau masalah yang berkaitan dengan tindakan intervensi (negatif) yang merugikan masyarakat maupun kepentingan program PNPM Mandiri Perdesaan, dengan contoh antara lain:
• Kepala desa memaksakan masyarakat untuk meloloskan pengerasan jalan sebagai usulan desa.
• Camat mendesak forum MAD untuk meloloskan usulan air bersih didesanya.
• Fasilitator Kecamatan dengan sengaja mengarahkan forum untuk mengusulkan kegiatan fisik saja.

d. Kategori 4
Pengaduan atau masalah yang berkaitan dengan adanya kejadian yang mengarah pada kondisi force majeure (suatu keadaan yang terjadi diluar kemampuan manusia), dengan contoh antara lain:
• Jembatan hancur tersapu banjir.
• Kelompok tidak dapat membayar cicilan karena dananya dirampok/ bencana alam.
• Terjadi gagal panen karena terserang hama.

Hal-hal yang diadukan seringkali tidak hanya terdiri dari satu kategori permasalahan saja, tetapi juga mencakup kategori permasalahan lainnya. Untuk itu dalam mengkategorikan suatu masalah perlu dilihat aspek apa yang paling menonjol menjadi inti permasalahannya. Aspek inilah yang dijadikan dasar untuk mengelompokkan jenis pengaduan masuk dalam kategori 1,2,3 atau 4.

8.3.2 Masalah Manajerial

Masalah manajerial adalah masalah yang muncul akibat pelaksanaan sistem manajerial berkaitan dengan pembinaan dan pendampingan serta dukungan administrasi program yang tidak optimal, dengan contoh antara lain:
• Administrasi UPK tidak lengkap/tidak tertib/ belum memadai.
• Tim Pemelihara/pelestarian tidak berfungsi.
• Terjadi tunggakan atau kemacetan pengembalian UEP/SPP (bukan karena penyimpangan prinsip dan prosedur, intervensi negatif atau penyimpangan dana).
• Kinerja UPK / TPK rendah.
• Gaji Konsultan terlambat.
• Pekerjaan fisik terlambat (bukan karena penyimpangan prinsip dan prosedur, intervensi negatif atau penyimpangan dana, tetapi karena hujan atau material susah didapat, dan lain-lain).
• Partisipasi masyarakat dalam MD/MAD rendah.
• Kinerja Fasilitator Kecamatan/Konsultan rendah.

Penanganan masalah manajerial dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pembinaan dan pendampingan yang ditangani secara manajerial, baik oleh TK PNPM Mandiri Perdesaan maupun oleh konsultan supervisor secara berjenjang. Pada tingkat provinsi dan pusat, SP2M bertanggungjawab dalam hal pendataan, pengadministrasian dan monitoring penyelesaian.

8.4. Derajat Penanganan Masalah

Sejalan dengan prinsip berjenjang yang dianut dalam standar penanganan pengaduan dan masalah, maka setiap masalah yang muncul ditetapkan derajat penanganan masalah. Derajat masalah (DM) digunakan untuk menentukan pada tingkat mana suatu masalah harus mendapat dukungan yang optimal dalam rangka mendorong percepatan penyelesaian masalah. Penentuan derajat masalah dilakukan oleh masyarakat, pelaku program, konsultan lapangan bersama TK PNPM Mandiri Perdesaan/aparat terkait melalui forum musyawarah secara berjenjang dan dievaluasi setiap bulan atau sewaktu-waktu disesuaikan dengan progres, dampak dan tingkat kesulitan masalah.

Penentuan derajat masalah bukan berarti pengalihan/pelimpahan kewenangan penanganan masalah kepada jenjang di atasnya. Artinya jenjang dimana masalah terjadi tetap harus menjadi pelaku utama dalam proses penanganan masalah sedangkan jenjang di atasnya memberikan dukungan penanganan sesuai kebutuhan.
Derajat penanganan masalah diatur sebagai berikut :

a. Derajat 1
Derajat 1 merupakan upaya penanganan masalah pada tingkat desa atau kecamatan. Semua pelaku program di tingkat desa (Tim Penanganan Masalah, Masyarakat, Kades, BPD, TPK, KPMD, Tim Monitoring/ pihak terkait, dan lain-lain) dan di tingkat kecamatan (Tim Penanganan Masalah, Fasilitator Kecamatan, Pendamping Lokal, Camat, PjOK, Aparat terkait, BKAD, Badan Pengawas UPK, Pengurus UPK, Tokoh Masyarakat, dan lain-lain) mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mendorong percepatan penanganan dan penyelesaian masalah.

b. Derajat 2
Apabila penanganan masalah di tingkat desa dan kecamatan memerlukan dukungan penanganan yang optimal oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di tingkat kabupaten baik dari Fasilitator maupun TK PNPM Mandiri Perdesaan/aparat/pihak terkait lainnya dalam rangka mendorong percepatan penyelesaian masalah.

c. Derajat 3
Apabila kemajuan penanganan masalah pada tingkat desa atau kecamatan/kabupaten memerlukan dukungan penanganan yang optimal oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di tingkat provinsi baik dari konsultan maupun TK PNPM Mandiri Perdesaan/aparat/pihak terkait lainnya dalam rangka mendorong percepatan penyelesaian masalah.

d. Derajat 4
Apabila progres penanganan masalah pada tingkat desa atau kecamatan/kabupaten/ provinsi memerlukan dukungan penanganan yang optimal oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di tingkat pusat baik dari konsultan maupun TK PNPM Mandiri Perdesaan/aparat/pihak terkait lainnya dalam rangka mendorong percepatan penyelesaian masalah.


8.5. Sistem dan Prosedur Penanganan Masalah

8.5.1. Sumber informasi

Pengaduan dapat diperoleh dari berbagai sumber antara lain: warga masyarakat, tokoh masyarakat, kelompok masyarakat, LSM, ormas, orsospol, aparat pemerintah, konsultan, wartawan, dan lain-lain, melalui :
• Surat/fax, telepon/sms, email, berita langsung kepada TK PNPM Mandiri Perdesaan (Pusat, Provinsi, Kabupaten) dan Konsultan/ Fasilitator (Pusat, Provinsi, Kabupaten dan Kecamatan).
• Hasil pemantauan lapangan dari TK PNPM Mandiri Perdesaan, konsultan, fasilitator atau pihak-pihak lainnya.
• Berita dari media massa (cetak dan elektronik).
• Hasil pemeriksaan/temuan BPKP dan Banwasda.
• Hasil pemeriksaan/temuan Badan Pengawas UPK dan BKAD.




8.5.2. Tahapan Pengelolaan Pengaduan Masyarakat

Pengaduan yang muncul ditindaklanjuti melalui tahapan penanganan sebagai berikut:

a. Registrasi dan Dokumentasi

Setiap pengaduan/masalah yang muncul, dimasukkan dalam buku arsip (log book) dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol. Hal–hal yang perlu dicatat dan didokumentasikan antara lain :
i. Nomor arsip.
ii. No. surat (jika ada).
iii. Tanggal pengiriman dan penerimaan pengaduan.
iv. Sumber/asal pengaduan/pengirim/identitas pengiriman (nama, alamat, usia, pekerjaan dan institusinya).
v. Lokasi dan waktu kejadian.
vi. Isi pengaduan berupa isu-isu apa saja yang disampaikan.
vii. Pelaku/subyek dan identitas yang diadukan, baik subyek yang masuk dalam unsur pelaksana (aparat, konsultan, elit desa atau masyarakat umum) atau subyek-subyek lainnya.

b. Pengelompokan dan Distribusi

Pengaduan yang telah dicatat atau diregistrasi dan didokumentasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan :
i. Jenjang subyek yang diadukan.
ii. Isu pengaduan untuk menentukan kategori masalah.
iii. Status pengaduan, termasuk kasus lama, kasus lanjutan, dampak ikutan dari masalah yang telah ada, ataukah informasi informasi tambahan tentang masalah yang sudah ada.

Tahapan berikutnya adalah pendistribusian masalah sesuai dengan jenjang kewenangan penanganan masalah, isu dan status pengaduan. Jika ditemui kasus-kasus yang di pandang akan berdampak lebih luas dari keberadaan kasus tersebut, maka pendistribusiannya disesuaikan dengan luasan dampak yang diperkirakan muncul(lihat Lampiran 1).

c. Uji Silang dan Analisis

Berdasarkan pengaduan/laporan yang diterima, maka dilakukan uji silang untuk menguji kebenaran dari laporan/pengaduan tersebut. Uji silang dapat dilakukan melalui pihak–pihak terkait pada jenjang dimana masalah terjadi untuk mendapatkan hal–hal berikut :
i. Kepastian pokok permasalahan yang muncul (subyek/pelaku, lokasi, inti masalah, data kuantitatif, dan sebagainya).
ii. Kepastian status kasus, apakah sudah ditangani, sudah pernah ditangani/ diselesaikan/dalam proses penanganan/dalam proses uji silang/proses analisis, dan sebagainya.
iii. Mendapatkan informasi/data/fakta/bukti pendukung.

Hasil uji silang terhadap pengaduan/laporan masalah merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang muncul sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil analisis berupa rekomendasi tentang penanganan masalah dengan menggambarkan :
i. Risalah permasalahan dari pengaduan.
ii. Informasi hasil uji silang (informasi pendukung).
iii. Risalah permasalahan hasil uji silang.
iv. Rekomendasi penanganan.


d. Tindak Turun Tangan

Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisis yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan kewenangan dari wilayah. Tindak turun tangan antara lain dapat berupa :
i. Memfasilitasi masyarakat melaksanakan forum MD/MAD untuk membahas permasalahan dan mencari alternatif solusi penanganan. Pada forum ini bisa dibentuk tim khusus penanganan masalah secara ad hoc yang mempunyai tugas khusus untuk pro-aktif mendorong penanganan dan penyelesaian masalah (dapat juga memanfaatkan tim yang sudah dibentuk dalam program).
ii. Klarifikasi atau investigasi lanjutan dengan pihak/unsur terkait untuk melengkapi fakta/bukti pendukung tentang inti permasalahan.
iii. Penjelasan kembali kepada pelapor, tentang inti masalah setelah dilakukan uji silang.
iv. Memberikan teguran dan atau sanksi kepada pelaku-pelaku yang dinilai bersalah.
v. Menjelaskan kembali tentang prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses yang tidak sesuai ketentuan.
vi. Jika ada unsur yang memenuhi tindak pidana dapat difasilitasi penanganannya melalui prosedur hukum berdasarkan kesepakatan masyarakat dalam forum MD/ MAD/rapat koordinasi.
vii. Membangun jaringan dengan Kepolisian/Kejaksaan/ Pengadilan/Aparat terkait/DPRD/LSM/lembaga yang bergerak di bidang advokasi/Wartawan/media massa dalam rangka upaya mendorong percepatan penanganan dan penyelesaian masalah.
viii. Berkaitan dengan kondisi force majeure, maka perlu difasilitasi forum MD/ MAD untuk membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan yang berlaku. Pada forum tersebut, perlu dibentuk tim khusus untuk melakukan investigasi terlebih dahulu tentang adanya force majeure. Hasil investigasi harus dilaporkan kembali kepada masyarakat melalui forum MD/MAD/media lainnya dan dilaporkan kepada pihak terkait secara berjenjang.

Jika pengaduan menyangkut pelanggaran kode etik oleh fasilitator dan atau konsultan PNPM Mandiri Perdesaan, maka penanganannya juga mengacu pada ketentuan yang telah ditetapkan dalam pola dasar penanganan kode etik konsultan dan fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan .

e. Pemantauan Perkembangan Penyelesaian Masalah

Pemantauan dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan penyelesaian masalah serta memastikan bahwa tindak turun tangan yang dilakukan berjalan sebagaimana mestinya.

Pemantauan dapat dilakukan melalui kunjungan lapangan, surat, fax, email, telpon, SMS, laporan mingguan atau bulanan/laporan khusus/insidentil, dan lain-lain. Bila ditemukan bahwa langkah–langkah yang telah diterapkan kurang efektif/tidak menghasilkan progres yang berarti, maka segera mencari alternatif solusi lain dalam rangka mendorong percepatan penanganan masalah.

f. Musyawarah Khusus Penanganan Masalah

Musyawarah ini diadakan setelah proses tindak turun tangan terhadap masalah telah dilakukan dan sesuai dengan prinsip dan prosedur penanganan masalah. Keputusan dari musyawarah ini adalah :
i. Masalah dinyatakan selesai, ataukah
ii. Masalah dinyatakan belum selesai dengan rekomendasi :
 Dilakukan proses penanganan ulang;
 Alternatif solusi yang lain;
 Pengananan masalah diproses melalui jalur hukum formal.

Hasil musyawarah harus dituangkan dalam Berita Acara Musyawarah Khusus Penanganan Masalah. Hasil musyawarah disosialisasikan kepada masyarakat melalui papan informasi/media lain dan kegiatan masyarakat baik formal maupun informal.
Panduan yang dapat digunakan sebagai landasan atau tolok ukur penyelesaian masalah hingga masalah dikatakan selesai dapat dilihat pada Lampiran 3.

g. Pelaporan

Kompilasi tentang pengaduan yang muncul dan tindak lanjut penanganan, baik yang telah ditangani maupun yang sedang dalam proses penanganan oleh tiap jenjang, dilaporkan sebagai kelengkapan dari laporan bulanan yang dilaksanakan secara berjenjang. Berdasarkan laporan ini, jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan atau proses penyelesaiannya berlarut-larut, maka jenjang diatasnya atau pihak-pihak terkait lainnya dapat memantu penyelesaiannya. Format laporan penanganan penyelesaian masalah dapat dilihat pada Lampiran 4.

Pelaporan dimaksudkan sebagai gambaran kemajuan penanganan masalah yang terjadi di lapangan. Terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya, fasilitator dan konsultan juga memiliki tugas administratif berupa pelaporan progres penanganan masalah secara berjenjang, baik itu masalah implementasi maupun masalah manajerial. Alur pelaporan dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Pengirim Penerima Tembusan Periode Laporan Keterangan
Fasilita
tor Kecama
tan Faskab PjOK Mingguan dan Bulanan Ada laporan insi
den
til jika diminta
Faskab KM Propinsi TK PNPM Mandiri Perdesaan Kab. Mingguan dan Bulanan
KM Propinsi KM Nasional TK PNPM Mandiri Perdesaan Prop.
Bulanan
KM Nasional TK PNPM Mandiri Perde
saan Pusat
Bulanan

8.5.3. Penanganan Masalah Pada Lokasi Phase Out

Masalah-masalah yang masih dalam proses penanganan pada suatu lokasi yang telah berakhir masa pendampingan program (phase out), tetap merupakan tanggung jawab masyarakat dan pemerintah daerah untuk menyelesaikannya. Namun demikian, konsultan/fasilitator secara berjenjang masih memiliki tanggung jawab dalam pendampingannya. Mengingat bahwa untuk lokasi yang telah phase out sudah tidak terdapat lagi fasilitator lapangan yang ditempatkan, maka dirumuskan strategi penanganan khusus lokasi phase out sebagai berikut :

a. Untuk kecamatan yang telah phase out, secara manajerial tanggung jawab pendampingan dan pemantauan oleh TK PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten, Faskab, Camat dan Kepala Desa yang masih mempunyai masalah.

b. Untuk kabupaten yang telah phase out, secara manajerial tanggung jawab pendampingan dan pemantauan oleh TK PNPM Mandiri Perdesaan Propinsi dan konsultan provinsi setempat.

Agar semua masalah di lokasi phase out dapat ditangani secara baik, maka teknis pelaksanaan penanganan dan distribusi tanggungjawab dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

a. Pertemuan konsolidasi di semua jenjang baik di provinsi, kabupaten, kecamatan maupun di desa sesuai kebutuhan untuk mengevaluasi progres penanganan, menganalisis serta menyusun rekomendasi langkah penanganan masalah.
b. Dalam pertemuan tersebut disepakati untuk membentuk dan mengoptimalkan fungsi Tim Penanganan Masalah.
c. Proses penanganan pengaduan dan masalah tetap mengacu pada prosedur penanganan pengaduan dan masalah yang berlaku.

Alur penanganan masalah pada lokasi phase out bisa dilihat pada Lampiran 5.

8.6. Peran Pelaku PNPM Mandiri Perdesaan Dalam Penanganan Masalah

Konsultan dan fasilitator pendamping sangat besar peranannya dalam memfasilitasi masyarakat untuk melakukan penanganan masalah, termasuk melakukan pemantauan terhadap proses penanganannya. Adapun peran dan tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa (KPM-D)
Salah satu tugas penting KPM-D, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan permasalahan yang terjadi di desanya. Dalam memfasilitasi suatu penanganan masalah perlu ditumbuhkembangkan kesadaran masyarakat untuk selalu memantau atau melakukan kontrol terhadap setiap langkah penanganannya. Untuk lebih memastikan penanganan masalah tetap mengacu pada prinsip dan prosedur, maka setiap ada permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh KPM-D agar dilaporkan kepada fasilitator kecamatan.

b. Pendamping Lokal
Tugas penting pendamping lokal dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu membantu dalam melakukan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan musyawarah desa sebagai salah satu media pemecahan masalah.

c. Fasilitator Kecamatan (Fasilitator Kecamatan)
i. Melakukan analisis pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang harus dilakukan.
ii. Berkoordinasi dengan Faskab, dan bekerja sama dengan lembaga-lembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.
iii. Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh KPM-D atau pendamping lokal.
iv. Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemen-elemen masyarakat yang ada di wilayah kerjanya.
v. Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai di nyatakan selesai.
vi. Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut penanganannya kepada jenjang di atasnya.

d. Fasilitator Kabupaten (Faskab)
i. Membantu Fasilitator Kecamatan dan jajaran di bawahnya dalam membuat analisis sampai strategi tindakan penanganan, serta membantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.
ii. Melakukan koordinasi dengan TK PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten dan menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, Lembaga Advokasi Hukum, atapun LSM-LSM yang mempunyai kepedulian terhadap pemberantasan korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut.
iii. Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya.
iv. Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi kelapangan jika masalah tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya.
v. Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi.
vi. Bertanggung jawab penuh dalam penanganan masalah sampai dinyatakan selesai.

e. KM Provinsi
i. Bertanggung jawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah sampai selesai.
ii. Memberikan teguran kepada jajaran di bawahnya, bilamana yang bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah.
iii. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan lembaga-lembaga yang kompeten dan dapat di akses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka penyelesaian masalah.
iv. Berkoordinasi dengan Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di kantor Propinsi dan Pusat berkenaan dengan permasalahan yang krusial atau berdampak luas.

f. Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah (SP2M) di Tingkat Provinsi
i. Membantu Faskab dan jajaran di bawahnya dalam membuat analisis sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.
ii. Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.
iii. Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada KM Provinsi dan Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di tingkat pusat.
iv. Menjalin hubungan dengan lembaga Kejaksaan, Kepolisian, Advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lainnya.
v. Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan Faskab dan Fasilitator Kecamatan pada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan KM Propinsi dan konsultan provinsi lainnya dalam rangka percepatan penyelesaian masalah.
vi. Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan yang bersifat krusial pada wilayah kerjanya.
vii. Mendorong dan memfasilitasi Faskab dan Fasilitator Kecamatan melakukan koordinasi dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program.
viii. Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya.
ix. Bertanggung jawab penuh sampai permasalahan di anggap selesai pada wilyah kerjanya.
x. Memberikan masukan kepada KM Provinsi terhadap penilaian kinerja konsultan.

g. Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di Tingkat Pusat
i. Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah.
ii. Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di setiap provinsi.
iii. Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk memfasilitasi pengaduan masyarakat bersama-sama dengan Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di setiap provinsi.
iv. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan masalah di tingkat pusat dan provinsi.
v. Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius/menonjol.
vi. Menghimpun informasi, analisis.
vii. data/informasi, serta merumuskan rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol.
viii. Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari provinsi ataupun lokasi PNPM Mandiri Perdesaan.
ix. Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PNPM Mandiri Perdesaan bersama dengan pihak-pihak terkait.







Lampiran 1

BAGAN ALIR
DISTRIBUSI INFORMASI PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH


Pelaku Tingkat Pusat






Pelaku Tingkat Wilayah / Propinsi








Pelaku Tingkat Kabupaten








Pelaku Tingkat Kecamatan







Pelaku Tingkat Desa













Lampiran 2


BAGAN ALIR
PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH











































Keterangan:

Garis Alur Penanganan

Garis Pemantauan
Penjelasan Lampiran 2

TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN
PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH


1. Lakukan uji silang/klarifikasi terhadap pengaduan dan temuan masalah.

2. Adakan pertemuan dengan masyarakat desa dan kecamatan.

3. Sampaikan informasi tentang adanya pengaduan dan temun masalah yang terjadi.

4. Sampaikan hasil klarifikasi atau uji silang yang telah dilakukan.

5. Pastikan dengan peserta pertemuan tentang hasil klarifikasi yang telah dilakukan.

6. Jika hasil klarifikasi sudah dipastikan kebenarannya fasilitasi peserta untuk membahas dan membuat langkah-langkah apa yang diperlukan.

7. Buat berita acara hasil pertemuan dan dilampirkan dengan daftar hadir pertemuan tersebut.

8. Laksanakan langkah-langkah yang telah diputuskan dalam pertemuan masyarakat desa tersebut.

9. Pantau/monitor terhadap langkah-langkah yang telah dilakukan sampai dengan permasalahan selesai.

10. Buat laporan hasil penanganan kepada pelaku jenjang di atasnya sampai permasalahan selesai.

11. Jika masalah menjadi berlarut-larut dan tidak terselesaikan sampaikan kepada jenjang di atasnya agar membantu upaya penanganannya.

















Lampiran 3
PANDUAN PENYELESAIAN MASALAH


Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila :

(a) Ada langkah-langkah nyata terhadap penanganan masalah meliputi:
(i) Jika kesalahan menyangkut penyimpangan prinsip dan prosedur termasuk karena adanya intervensi yang merugikan masyarakat maupun program, maka proses dan prosedur yang disimpangkan atau kegiatan yang dilakukan berdasarkan intervensi negatif tersebut telah dikembalikan sesuai dengan aturan atau prinsip-prinsip yang seharusnya.
(ii) Kegiatan yang terbengkalai dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah disepakati.
(iii) Jika ada penyimpangan dana maka dana yang disimpangkan telah dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai peruntukkannya.
(iv) Bagi yang bersalah mendapatkan teguran dan sanksi yang berlaku secara proporsional dan sesuai tingkat kesalahannya.
(v) Terhadap masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum maka dinyatakan selesai jika prosesnya sudah pada pihak pengadilan. Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannya. Sambil menunggu keputusan pengadilan, konsultan dan fasilitator berkoordinasi dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan dan/ atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan kegiatan atau pekerjannya.
(vi) Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses pengambilan keputusannya harus didasarkan atas investigasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenarannya. Harus ada penjelasan kepada masyarakat bahwa kejadian yang menimpa benar-benar diluar kemampuan seorang manusia sehingga anggota masyarakat yang lain benar-benar memahami dan tidak akan menuntut perlakuan yang sama dengan mereka yang terkena kondisi force majeur tersebut.

(b) Masyarakat menyatakan selesai dalam musyawarah khusus penanganan masalah

(c) Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti: kuitansi sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, Berita Acara Penanganan masalah. Jika dikemudian hari ternyata ditemukan adanya ketidakbenaran terhadap bukti-bukti dan saksi-saksi proses penanganan masalah, maka masalah tersebut akan dibuka kembali dan dinyatakan belum selesai
Lampiran 4

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
MANDIRI PERDESAAN
LAPORAN PROGRES DAN REKOMENDASI PENANGANAN MASALAH

No Kode Kasus Sumber Informasi/ Temuan Pelaku Kat. K-K-D Tanggal/Tahun Masalah Rekomendasi Target Penanganan Progres
Kejadian Dike
tahui Tgl. Uraian
1 001/7324/PNPM Mandiri Perdesaan -1
Penyimpangan Dana ( Rp. ) Status Penanganan
Nilai Penyimpangan Nilai Pengembalian Kepolisian/ Kejaksaan/ Pengadilan/ Putusan Tetap/ Non Litigasi Proses/Sele
sai?





Keterangan:
1. Kode Kasus: No. urut/ Kode Kab./ Masalah yang terjadi dari sumber dana PNPM Mandiri Perdesaan tahun ke berapa?
2. Nilai penyimpangan (dalam Rupiah) yang ditulis hanya untuk kategori 2 saja
3. Kat. = Kategori Masalah, K-K-D = Kabupaten – Kecamatan – Desa